Just-in-Case vs. Just-in-Time: welke voorraadstrategie beschermt u tegen supply chain schokken?

Dat ene lege schap. De productielijn die stilvalt. De klant die u teleurgesteld moet verkopen. Als inkoopmanager kent u de koude rillingen die een onverwachte stockout veroorzaakt. De afgelopen jaren hebben de zwaktes van rigide supply chains pijnlijk blootgelegd. Jarenlang was Just-in-Time (JIT) – met zijn focus op maximale efficiëntie en minimaal werkkapitaal – de heilige graal. Totdat een schip dwars in een kanaal lag, een pandemie de wereld platlegde of geopolitieke spanningen de levertijden onvoorspelbaar maakten.

De paniekreactie was voorspelbaar: een massale zwaai naar Just-in-Case (JIC), waarbij magazijnen tot de nok toe gevuld werden om elke mogelijke verstoring op te vangen. Het resultaat? Een gevoel van veiligheid, maar ook torenhoge voorraadkosten, een enorm beslag op werkkapitaal en het risico op incourante voorraad. De waarheid is dat deze binaire keuze tussen JIT en JIC een valse tegenstelling is. Het is als kiezen tussen ademhalen of eten; u hebt beide nodig om te overleven, maar wel in de juiste verhouding en op het juiste moment.

Maar wat als de ware sleutel tot een robuuste supply chain niet ligt in het kiezen van één kamp, maar in het bouwen van een slim, dynamisch en hybride systeem? Een systeem waarin niet elk product dezelfde behandeling krijgt, maar waar u strategische buffers aanlegt voor uw meest kritische items, terwijl u de efficiëntie van JIT behoudt voor de rest. Dit is geen compromis, maar een geavanceerde strategie. In dit artikel krijgt u de bouwstenen en de tactieken om precies zo’n veerkrachtig voorraadsysteem op te zetten, beginnend bij de fundamentele parameters die elke manager moet beheersen.

Om u te helpen navigeren door de complexiteit van modern voorraadbeheer, hebben we dit artikel gestructureerd rond de essentiële hefbomen die u kunt gebruiken om uw eigen hybride strategie vorm te geven. Van het instellen van dynamische bestelpunten tot het managen van uw meest waardevolle producten, elke sectie biedt een concreet stuk van de puzzel.

Reorder point: wanneer moet u bijbestellen om niet mis te grijpen?

Het bestelpunt, of ‘reorder point’ (ROP), is de meest fundamentele trigger in uw voorraadsysteem. Het is het voorraadniveau dat, wanneer bereikt, automatisch een nieuwe bestelling initieert. Een statisch bestelpunt, dat eens per jaar wordt ingesteld, is een recept voor problemen. De vraag fluctueert, levertijden van leveranciers variëren en seizoensinvloeden kunnen uw prognoses volledig overhoop gooien. Een te hoog ROP leidt tot overtollige voorraad en kapitaalvernietiging; een te laag ROP leidt onvermijdelijk tot de gevreesde stockouts.

De verschuiving naar een dynamisch bestelpunt is daarom essentieel. In plaats van een vast getal, wordt het ROP een variabele die continu wordt aangepast op basis van de gemiddelde dagelijkse verkoop, de actuele levertijd van de leverancier en de gewenste veiligheidsvoorraad. Moderne ERP- en WMS-systemen kunnen deze berekening automatiseren, gevoed door real-time data. De implementatie van dynamische bestelpunten is geen kleine ingreep, maar de impact is significant. Volgens analyses van voorraadoptimalisatie kan het leiden tot een 15% tot 25% voorraadreductie, terwijl het serviceniveau gelijk blijft of zelfs verbetert. Het is de eerste, cruciale stap om van een reactief naar een proactief voorraadbeheer te gaan.

Safety stock formule: hoeveel extra moet u aanhouden voor onzekere tijden?

Veiligheidsvoorraad is de buffer die u beschermt tegen de twee grootste onzekerheden in de supply chain: een onverwacht hoge vraag en een vertraagde levering. Het is uw verzekeringspolis tegen lege schappen. Maar hoeveel verzekering hebt u echt nodig? Te veel veiligheidsvoorraad is een dure polis die uw werkkapitaal opslokt. Te weinig, en de polis dekt de schade niet bij de eerste de beste tegenslag. De traditionele aanpak, gebaseerd op een simpele vermenigvuldiging van de maximale dagelijkse verkoop en maximale levertijd, is vaak te grof en houdt geen rekening met de specifieke risico’s per product of leverancier.

Een moderne, risicogebaseerde benadering van veiligheidsvoorraad is veel effectiever. Hierbij wordt de berekening gedifferentieerd. Voor een onbetrouwbare leverancier uit een geopolitiek instabiele regio houdt u een grotere buffer aan dan voor een stabiele, lokale partner. Kritieke A-producten krijgen een hogere servicegraad en dus meer veiligheidsvoorraad dan minder belangrijke C-producten. Deze methode is complexer, maar resulteert in een veel efficiënter gebruik van kapitaal, omdat u uw ‘verzekering’ alleen daar inzet waar het risico het hoogst is.

Zoals de afbeelding illustreert, is de veiligheidsvoorraad een doelbewust gecreëerde bufferzone. Het is geen ‘restvoorraad’, maar een strategisch instrument. De overstap van een statische naar een dynamische, risicogebaseerde benadering transformeert deze buffer van een kostenpost naar een competitief voordeel.

De onderstaande tabel verduidelijkt de fundamentele verschillen tussen de verouderde en de moderne aanpak van veiligheidsvoorraad.

First-In-First-Out: waarom is dit cruciaal voor producten met een houdbaarheidsdatum?

Het First-In-First-Out (FIFO) principe is een van de hoekstenen van goed magazijnbeheer. Het is eenvoudig en logisch: de producten die het eerst binnenkomen, moeten ook het eerst weer naar buiten. Deze methode voorkomt dat voorraad onnodig lang blijft liggen, veroudert of uit de mode raakt. Voor bedrijven met producten zonder houdbaarheidsdatum is FIFO vaak een solide basisstrategie die de waarde van de voorraad op peil houdt en de kans op incourante ‘aging stock’ minimaliseert.

Echter, voor sectoren zoals voeding, farmacie of cosmetica is FIFO niet voldoende. Hier is een striktere variant de norm: First-Expired-First-Out (FEFO). Bij FEFO wordt niet de aankomstdatum, maar de houdbaarheidsdatum van een product leidend voor de orderpicking. Een product dat later binnenkwam maar een eerdere vervaldatum heeft, krijgt prioriteit. Dit is absoluut cruciaal om derving te voorkomen en te voldoen aan wettelijke eisen. Het negeren van FEFO leidt onvermijdelijk tot afschrijvingen die direct uw marge aantasten. Studies tonen aan dat de totale kosten van voorraad kunnen oplopen tot 18% à 30% van de voorraadwaarde per jaar, waarbij derving door expiratie een significant onderdeel is.

Het succesvol implementeren van FEFO vereist een gedisciplineerd proces en de juiste technologische ondersteuning:

• Implementeer RFID- of barcoderegistratie bij goederenontvangst om houdbaarheidsdata automatisch vast te leggen in uw WMS.
• Configureer uw WMS zo dat het orderpickers automatisch naar de locaties stuurt met de producten die de kortste houdbaarheid hebben.
• Train magazijnmedewerkers in visuele controles en het belang van de FEFO-werkwijze.
• Stel automatische alerts in voor producten die een bepaalde houdbaarheidstermijn naderen, zodat marketing of sales gerichte promoties kan opzetten.
• Integreer FEFO-data met uw verkoopkanalen om bijna-verlopen voorraad met korting aan te bieden en zo afschrijvingen te voorkomen.

Consignatie: hoe werkt het als de voorraad pas van u wordt als u hem verkoopt?

In de zoektocht naar manieren om risico’s te beperken en werkkapitaal te optimaliseren, is consignatievoorraad een krachtige, maar vaak onderbenutte strategie. Het concept is eenvoudig: een leverancier plaatst zijn goederen fysiek in uw magazijn, maar u wordt pas juridisch eigenaar (en betaalt er dus pas voor) op het moment dat u het product daadwerkelijk verkoopt aan uw eindklant of verbruikt in uw productieproces. Tot dat moment blijft de voorraad eigendom van de leverancier.

Het voordeel voor u als inkoper is evident en significant. U kunt een breed assortiment aanbieden en een hoge beschikbaarheid garanderen zonder dat dit ten koste gaat van uw liquiditeit. Het kapitaalbeslag op uw voorraad daalt drastisch, omdat een deel van de voorraad feitelijk ‘gratis’ in uw schappen ligt. Dit verlaagt uw financiële risico aanzienlijk, met name bij de introductie van nieuwe producten, artikelen met een onvoorspelbare vraag of dure serviceonderdelen.

Voor de leverancier biedt consignatie een strategische voet aan de grond bij een belangrijke klant en garandeert het een voorkeurspositie. Uiteraard is dit model niet voor elke relatie of elk product geschikt. Het vereist een uitzonderlijk hoog niveau van vertrouwen en transparantie tussen u en uw leverancier. Er moeten glasheldere afspraken gemaakt worden over:

• Het exacte moment van eigendomsoverdracht.
• Wie verantwoordelijk is voor verzekering, schade en derving.
• De minimale en maximale voorraadniveaus die de leverancier moet aanhouden.
• De processen voor data-uitwisseling, facturatie en rapportage.

Aging stock: wat doet u met spullen die al langer dan een jaar liggen?

Incourante voorraad, ook wel ‘aging stock’ genoemd, is de stille vernietiger van werkkapitaal in elk magazijn. Het zijn de producten die stof verzamelen op de onderste of achterste planken, vergeten door de tijd en de vraag. Deze voorraad vertegenwoordigt vastgelopen kapitaal dat niet geïnvesteerd kan worden in winstgevende, snelroterende producten. Bovendien zijn de kosten niet beperkt tot de inkoopwaarde; u betaalt voor opslagruimte, verzekering, administratie en het risico op beschadiging of veroudering. De totale kosten van het aanhouden van voorraad kunnen oplopen tot 18% tot 30% van de waarde per jaar.

Het proactief identificeren en managen van aging stock is daarom cruciaal. Een goede vuistregel is om alle producten die al 6 tot 12 maanden niet verkocht zijn, te markeren voor actie. Wachten tot een product volledig waardeloos is, is de duurste optie. De eerste stap is altijd preventie: een goed voorraadbeheer, nauwkeurige vraagvoorspelling en een strak inkoopbeleid. Maar als de incourante voorraad er eenmaal is, is doortastend handelen vereist. Passiviteit is geen optie; het is tijd om creatief te worden en de schade te beperken.

Voordat uw voorraad eruitziet als op deze afbeelding, waar de tijd letterlijk sporen nalaat, zijn er diverse strategieën om de waarde van langzaam lopende producten te redden:

• Bundelen: Combineer een ‘slow-mover’ met een populair A-product in een aantrekkelijke bundelprijs. Dit verhoogt de waargenomen waarde en helpt u van de oude voorraad af.
• Mystery Boxes: Creëer ‘mystery box’ campagnes voor uw e-commerce kanalen. Dit spreekt een avontuurlijk publiek aan en stelt u in staat om op een speelse manier van diverse restpartijen af te komen.
• Liquidatieplatformen: Partner met gespecialiseerde B2B-liquidatieplatforms die grote partijen opkopen voor export of verkoop via alternatieve kanalen. U ontvangt misschien niet de hoofdprijs, maar u maakt wel direct kapitaal vrij.
• Strategische donaties: Doneer de voorraad aan een goed doel. Dit kan niet alleen fiscale voordelen opleveren, maar ook positieve PR-waarde voor uw bedrijf genereren.
• Gratis samples: Gebruik de oude voorraad als gratis ‘cadeau’ bij de bestelling van nieuwe klanten om de acquisitie te stimuleren en de klanttevredenheid te verhogen.

Resilience: hoe bouwt u een keten die tegen een stootje kan?

Veerkracht, of ‘resilience’, is het modewoord in supply chain management geworden, en terecht. Maar wat betekent het concreet? Veerkracht is niet simpelweg het hebben van meer voorraad. Het is het vermogen van uw supply chain om onverwachte verstoringen te absorberen, zich eraan aan te passen en er zelfs sterker uit te komen. Het gaat over het creëren van een systeem dat niet breekt onder druk, maar buigt en terugveert. Een gebrek aan veerkracht heeft directe financiële gevolgen in de vorm van productiestilstand en omzetverlies.

De noodzaak om te investeren in veerkracht wordt onderstreept door de realiteit van de moderne markt. Verstoringen zijn niet langer de uitzondering, maar de regel. Het bouwen van een veerkrachtige keten vereist een strategische verschuiving van een pure focus op kosten naar een gebalanceerde focus op risicobeheersing. Dit betekent het in kaart brengen van afhankelijkheden, het diversifiëren van leveranciers (zowel geografisch als qua aantal), en het investeren in zichtbaarheid en communicatie binnen de keten.

Experts op dit gebied, zoals de Topsector Logistiek, benadrukken een structurele aanpak die verder gaat dan alleen het opvangen van de klap.

In een recent whitepaper wordt gesteld dat de gemiddelde stilstand bij Nederlandse industriële bedrijven door ketenverstoringen kan oplopen. De sleutel tot veerkracht ligt volgens het model van Sheffi & Rice in de combinatie van anticiperen, reageren en leren, die samen de ‘resilience triangle’ vormen.

– Topsector Logistiek, Whitepaper Logistieke Veerkracht

Dit model impliceert een continue cyclus. Anticiperen door risico’s te identificeren en buffers op te bouwen. Reageren door flexibele plannen te hebben en snel te kunnen schakelen bij een incident. En, misschien wel het belangrijkste, leren van elke verstoring om het systeem voor de toekomst nog robuuster te maken. Veerkracht is geen eindbestemming, maar een doorlopend proces van verbetering en aanpassing.

Vendor Managed Inventory (VMI): is het slim om uw leverancier uw voorraad te laten beheren?

Vendor Managed Inventory (VMI) is een vorm van samenwerking waarbij u de verantwoordelijkheid voor het beheer van een deel van uw voorraad overdraagt aan uw leverancier. Op basis van gedeelde data (zoals uw verkoopcijfers en actuele voorraadniveaus) bepaalt de leverancier proactief wanneer en hoeveel er aangevuld moet worden. Dit is een radicale breuk met het traditionele model van bestellen en wachten. In essentie besteedt u een deel van uw operationele inkoopproces uit aan een gespecialiseerde partner.

De voordelen kunnen aanzienlijk zijn. Voor u als inkoper betekent het een lagere administratieve last, minder kans op menselijke fouten bij het bestellen en een verminderd risico op stockouts, omdat de leverancier er alle belang bij heeft om de schappen gevuld te houden. Voor de leverancier leidt VMI tot betere zichtbaarheid in de vraag, wat hun eigen productieplanning ten goede komt. Grote technische dienstverleners in Nederland, zoals ERIKS, passen dit model succesvol toe om hun klanten te ontzorgen met systemen als het ’two-bin’ systeem voor C-artikelen, waardoor de voorraadkosten geminimaliseerd worden.

VMI is echter geen ‘plug-and-play’ oplossing. Het vereist een diepgaand partnerschap en is niet voor elk product of elke leverancier geschikt. De implementatie kan op verschillende niveaus plaatsvinden, afhankelijk van de mate van vertrouwen en de productcategorie.

De keuze voor VMI is een strategische beslissing. Het is vooral effectief voor niet-kritische, high-volume C-artikelen, waar de administratieve kosten van het beheer vaak hoger zijn dan de waarde van de producten zelf. Door dit deel van uw voorraad over te dragen, maakt u tijd en middelen vrij om u te focussen op uw strategische A- en B-producten.

80/20 regel in het magazijn: hoe bepaalt u welke 20% van uw producten 80% van de aandacht verdient?

Het Pareto-principe, beter bekend als de 80/20-regel, is een van de krachtigste concepten in voorraadbeheer. Het stelt dat, in veel gevallen, grofweg 80% van de gevolgen voortkomt uit 20% van de oorzaken. Toegepast op uw magazijn betekent dit vaak dat 80% van uw omzet wordt gegenereerd door slechts 20% van uw producten. Deze 20% zijn uw A-producten: de kroonjuwelen van uw assortiment. Het is logisch dat deze producten een andere behandeling en een hogere servicegraad vereisen dan de langzaam lopende C-producten die slechts een fractie van de omzet vertegenwoordigen.

Dit inzicht is de sleutel tot het implementeren van de hybride voorraadstrategie die we eerder bespraken. De ABC-analyse is de methode om dit principe in de praktijk te brengen. Door uw producten te classificeren in A-, B- en C-categorieën, kunt u uw strategie differentiëren:

• A-producten (top 20%): Cruciaal voor uw omzet. Hier past een Just-in-Case-benadering. U accepteert hogere voorraadkosten en een ruimere veiligheidsvoorraad om een zeer hoge servicegraad (bijv. 99%) te garanderen. Een stockout is hier onacceptabel.
• B-producten (volgende 30%): Belangrijk, maar minder kritisch. Hier kunt u een gebalanceerde, hybride strategie toepassen met een gematigde veiligheidsvoorraad.
• C-producten (onderste 50%): Genereren weinig omzet. Hier is een strikte Just-in-Time-benadering op zijn plaats. U accepteert een iets hoger risico op een stockout in ruil voor minimale voorraadkosten. VMI-oplossingen zijn hier vaak ideaal.

Een traditionele ABC-analyse kijkt alleen naar omzet. Een geavanceerde, multi-criteria ABC-analyse weegt meerdere factoren, zoals winstmarge, omloopsnelheid en zelfs strategisch belang, om een veel nauwkeuriger beeld te krijgen. Dit stelt u in staat om uw kapitaal en aandacht precies daar te investeren waar het rendement het hoogst is.

Het implementeren van een multi-criteria analyse is de ultieme stap naar een datagedreven voorraadstrategie:

1. Bepaal wegingsfactoren voor uw criteria (bijv. 40% omzet, 30% marge, 20% omloopsnelheid, 10% strategisch belang).
2. Verzamel 12 maanden aan historische data per SKU voor elk van deze criteria.
3. Bereken een gewogen score voor elk product en rangschik ze van hoog naar laag.
4. Classificeer uw producten in A, B en C categorieën op basis van deze gewogen ranglijst.
5. Pas uw voorraadparameters (bestelpunt, veiligheidsvoorraad, servicegraad) per categorie aan in uw ERP/WMS-systeem.
6. Herzie deze classificatie elk kwartaal om dynamisch in te spelen op veranderingen in de markt.

De theorie is duidelijk, maar de uitvoering vereist actie. De overstap van een reactieve, ‘one-size-fits-all’-aanpak naar een proactieve, gedifferentieerde strategie is de enige manier om uw supply chain te wapenen tegen de onvermijdelijke schokken van de toekomst. Analyseer vandaag nog uw assortiment met de multi-criteria ABC-methode en zet de eerste, beslissende stap naar een werkelijk veerkrachtige en winstgevende voorraadstrategie.